Qu’est-ce que c’est ?

Une plateforme collaborative se définit comme étant un système informatique dont le but est de permettre aux utilisateurs de travailler ensemble.

Parallèlement à ce rôle principal, les plateformes collaboratives ont plusieurs objectifs. Parmi ceux-ci, on peut retrouver la simplification de la communication entre les utilisateurs, l’organisation des plannings, la centralisation des connaissances ou encore la formalisation des méthodes de travail.

Une plateforme collaborative peut être utilisée à l’échelle d’une équipe de travail comme à celle d’une grande entreprise.

Le fait d’en implémenter une au sein de sa société devient dès lors un avantage productif considérable, car il permet d’optimiser la gestion des connaissances, ainsi qu’une grande partie des processus de l’entreprise.

Quelles sont leurs utilités ?

Chaque entreprise possède un fonctionnement et une manière de travailler qui lui sont propres.

Les besoins en termes de logiciels collaboratifs sont donc divers. Pour répondre aux différents besoins existants, différentes formes de plateformes collaboratives sont disponibles :

• Les solutions de GED (Gestion Electronique des Documents) permettent de centraliser tous les documents utilisés par l’entreprise ou le groupe de travail sur une seule plateforme en ligne, afin d’en faciliter l’accès à tous les utilisateurs. Cela simplifie considérablement le partage et la gestion des fichiers.
• Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE) sont en plein essor actuellement. Ils s’inspirent souvent du fonctionnement des réseaux sociaux classiques (Facebook, Twitter), et ont pour principal but de faciliter la communication et le partage entre les différents acteurs d’une entreprise. Ils permettent également de créer des groupes par métier ou par projet, ce qui pousse les managers à adopter ce type de solution.
• Il existe des solutions qui s’appliquent à la gestion de projet, en centralisant l’organisation des processus constituant le projet. Ces solutions permettent notamment de suivre et d’organiser les plannings des membres du projet, d’assigner des tâches, de gérer le workflow, de générer des plannings GANTT, de suivre l’avancement du projet…
• Enfin, certaines solutions sont considérées comme généralistes, c’est-à-dire qu’elles intègrent des fonctionnalités de chacun des autres types d’outils.

La solution Axxone + peut être considérée comme « généraliste », dans la mesure où elle propose :

• Une maîtrise documentaire (GED) complète,
• La gestion des projets et des plans d’actions,
• La collaboration des équipes et l’amélioration de l’efficacité collective,
• L’amélioration de l’efficacité personnelle,
• Une communication unifiée.

Quelle possibilité d’adaptation à vos besoins ?

Il existe une infinité de solutions collaboratives différentes. Il reste dans beaucoup de cas préférable d’adapter l’outil à ses besoins au lieu de demander aux utilisateurs de s’adapter à un outil brut : la prise en main par les utilisateurs est grandement facilitée.

C’est pour cette raison qu’Axxone System propose du développement spécifique. A partir d’un cahier des charges et de la base d’Axxone +, Axxone System personnalise certaines fonctionnalités pour arriver à un résultat qui correspond exactement au besoin de la société commanditaire : workflow spécifique, processus métiers, etc.

Comment sont-elles commercialisées ?

Pour acquérir une plateforme collaborative, plusieurs options sont disponibles.

• Certains éditeurs les commercialisent en mode SaaS (Software as a Service). Le logiciel est alors installé sur des serveurs distants, et les utilisateurs y accèdent via un navigateur web. On peut donc y accéder depuis n’importe quel appareil, y compris un smartphone. Les outils en SaaS sont généralement avantageux en termes de coût et de rapidité de mise en place.
• Le mode « sur site » (on-premise) est le mode traditionnel ; le logiciel est stocké sur les serveurs du client. Les données peuvent être mieux protégées, mais le coût et le temps d’implémentation seront plus élevés.

Axxone System propose ces deux modes d’acquisition. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.

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